Por: Francisco Rojas. Director Ejecutivo de Applied Intelligence para Accenture Chile
Cada año, las nuevas tecnologías desempeñan un papel más importante en las agendas de innovación de las empresas, las operaciones, las interacciones con los clientes y mucho más.
De acuerdo con el estudio “Technology Vision 2023”, el 96% de los ejecutivos a nivel mundial coincide en que la convergencia de los mundos digital y físico en la próxima década transformará su sector. Y la gestión documental, al ser una parte fundamental de cualquier organización, no es ajena a estos cambios.
Si bien tradicionalmente ha sido un proceso complejo y costoso, los avances en herramientas digitales como la Inteligencia Artificial (IA) y el Big Data, vienen a generar nuevas posibilidades para optimizar la gestión de documentos y mejorar la eficiencia al interior de las empresas.
Extraer, analizar y clasificar automáticamente información relevante de grandes volúmenes de datos no estructurados, como documentos, contratos, informes y correos electrónicos, es posible mediante el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) y el Aprendizaje Automático (AM).
Así, el Análisis Inteligente de Documentos (IDA) aparece como una alternativa para reducir costos en las empresas y enfrentar de mejor manera los tiempos de volatilidad económica, mejorando, por ejemplo, la gestión del cumplimiento y de riesgos al identificar patrones y tendencias, lo que a su vez permite tomar decisiones más informadas. Además, aumenta la eficiencia operativa al acelerar los procesos de búsqueda y análisis de información crítica.
Previo a la pandemia, un informe de la consultora Microsystem daba cuenta de que, al año, el Estado chileno gastaba más de US$ 1.000 millones por concepto de horas hombre destinadas a la burocracia en papel, lo que correspondía a alrededor del 2% de la recaudación tributaria. Los mismos datos estimaban que se podrían ahorrar cerca de US$ 560 millones si se introducía más tecnología para optimizar la gestión documental.
Es importante mencionar que las herramientas basadas en IA y Big Data son cada vez más accesibles y fáciles de implementar. Hoy las empresas pueden aprovechar enfoques específicos y reducir los costos de transición, maximizando así el valor a largo plazo. La visión computacional y el aprendizaje automático son fundamentales en estos esfuerzos, ya que automatizan gran parte del proceso y permiten convertir documentos escaneados en conjuntos de datos accionables por la máquina.
Finalmente, la gestión documental inteligente no solo mejora la eficiencia, sino que también impulsa la innovación y la toma de decisiones informada en el mundo empresarial actual. Las empresas ya pueden utilizar los modelos disponibles en la actualidad para experimentar y crear nuevas aplicaciones con más facilidad que nunca, y a medida que avance la tecnología, las oportunidades no harán más que aumentar.
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