A partir de julio, la plataforma DocDigital será la vía oficial a través de la cual se tramitarán las comunicaciones entre las instituciones de la Administración Central del Estado. Esto dejará atrás los tradicionales oficios, memos, cartas y resoluciones en papel, generando ahorros que podrían superar los 500 millones de dólares anuales

Mediante un oficio que fue enviado a todos los organismos públicos de la administración central del Estado, las ocho instituciones públicas que lideran la política Cero Papel informaron al resto de los organismos que comenzarán a enviar sus comunicaciones oficiales a través de la plataforma DocDigital.

Así, el Servicio de Impuestos Internos (SII), ChileCompra, la Dirección de Presupuestos (Dipres), la Tesorería General de la República (TGR), la Subsecretaría de Hacienda, el Servicio Civil, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES) y la Presidencia de la República, notificaron que todos sus oficios, cartas, circulares, memorandos y resoluciones serán enviadas al resto de los organismos públicos a través de DocDigital, que es la plataforma electrónica de comunicaciones oficiales del Estado desarrollada por la División de Gobierno Digital de SEGPRES.

“El transformarnos en un Estado Cero Papel es un gran desafío y este es sin dudas un paso en el camino correcto. Hoy son ocho las instituciones que estarán bajo esta modalidad, y esperamos que en el corto plazo se puedan seguir uniendo muchas más. Es sumamente necesario modernizar el aparato público y eliminar gradualmente el uso de este insumo, algo que, en la actualidad, cobra aún mayor relevancia debido a la crisis sanitaria que estamos viviendo”, señala el ministro de la Secretaría General de la Presidencia, Claudio Alvarado.

Cabe destacar que DocDigital permite cargar, visar, firmar, enumerar y distribuir documentos oficiales de manera digital entre los distintos servicios del Estado. A la fecha, cuenta con 285 oficinas de partes habilitadas para recibir documentos a través de la plataforma a nivel nacional, más las 8 instituciones líderes. Además, Gobierno Digital ha realizado capacitaciones con más de 6.000 asistentes de más de 300 organismos públicos de todas las regiones del país para facilitar su adopción.

“DocDigital permite digitalizar un proceso que hasta hoy las instituciones realizaban imprimiendo y firmando manualmente sus documentos, para luego ingresarlos a las oficinas de partes y ser distribuidos. Este cambio generará sustanciales ahorros y eficiencias para el Estado en uso de papel y almacenamiento de documentos, así como en la gestión de los documentos”, señala el jefe de la División de Gobierno Digital de SEGPRES, Francisco Rodríguez.

Es importante considerar que la gestión de expedientes y el envío de documentos oficiales por parte de los organismos públicos tiene un altísimo costo. Según cálculos de ChileCompra, el Estado gasta anualmente más de US$108 millones en papel de impresión, fotocopiado, impresiones, carpetas, archivadores, bodegaje de documentos y envío de cartas certificadas.

De acuerdo a un estudio encargado por el Ministerio de Hacienda a Microsystem en 2016, se estima que los funcionarios públicos, dependiendo de sus funciones, destinan entre el 20 y el 50 por ciento de su jornada laboral en gestión de documentos, es decir, en buscar papeles, clasificarlos, moverlos y gestionarlos. El costo de esta “burocracia del papel” es del orden de US$1.000 millones al año, lo que corresponde al 2% de la recaudación tributaria aproximadamente. Este mismo estudio indica que el Estado podría ahorrar al año US$560 millones con mayor inyección de tecnología para optimizar los procesos de documentación.

El jefe de Gobierno Digital resalta que la nueva Ley de Transformación Digital del Estado establece que en un plazo de cinco años, todos los procedimientos administrativos deben ser digitales, dejando el papel sólo para casos excepcionales. “El lanzamiento de DocDigital es un hito muy significativo en el camino hacia un Estado Digital por defecto”, asegura.